ビジネスメールの書き方:どこまで簡潔にできるか


 日々忙しく仕事に追われる中で交わされる大量のメール。読むのも書くのも、長くなれば、それだけ時間を奪われてしまう。1通1秒でも100通で100秒。なくてもいい1行のせいで、互いに時間をムダにしている。

書き出しは定型文でいい

 本文に最低限必要なのは、宛名だ。メールアドレスの欄にも表示されているかもしれないが、まちがいメールでないことを示す意味でも、本文冒頭に宛名を入れる。同時に、最低限の礼儀でもある。

 メールでは、「拝啓」や時候のあいさつなど、昔の手紙みたいな文言は入れない。これは日常のメールでもそうだが、ビジネスメールだと、かえって、ちゃんとしなきゃと思って、よけいな文を入れる人がある。

 そういうメールにはよぶんな礼儀がすべて宛名におさまっていると思うといい。外資系の企業なんて、サポートのメールですら、

「Hi,(first name) 」

 で返ってくるから驚くが、あれが向こうのビジネスメールだ。日本ではさすがに、

「ハーイ、(呼び捨て)」

 は抵抗が大きいので、無難なのは──

 社内「○○さん」
 社外「(相手の社名)○○様」

 つづけて、定型のあいさつと自分の名──

 社内「お疲れさまです。△△です。」
 社外「お世話になります。(自社名)△△です。」

 ここまでは毎回おなじでいい。

長くても1段落にまとめるつもりで

 本文は基本1行のつもりで書く。すでに話が通っている場合はこんな感じ。

「見積もり、明日までにお願いします」

 はじめて切り出すなら、なんの見積もりかは書かなくちゃいけない。で、それがどうして必要か、「なぜなら」の説明が2~3文。

 したがって、1文ではムリだが、1段落ってとこだ。メールというのは、昔ながらの手紙よりは会話にずっと近いもんなんである。長文はむしろ失礼なんだ。


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