【日報の書き方】医療事務の例文


 世の中に従事している人が多い職業のひとつに、医療事務がある。受付やカルテ作成から専門的なことまで業務が多岐にわたり、忙しい、というところが大半だろう。

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 ひとりで全部をやる小医院でも大勢で分担するところでも、現場では目のまえの対応が優先される。そうした医療現場では、どういう日報を書くのがいいだろうか。

こまっていることの助言をあおぐ

 就業中、伝えきれなかったことを院長や他のスタッフと共有するのも日報の目的のひとつだ。病院は扱う情報量も人の出入りも多いので、日報には記録、備忘録の側面もある。

 うまくいったことや発見も記しておく。
「患者と会話するときは、こちらの話すスピードを相手のスピードに合わせてあげると、理解してもらいやすい」

 医療の仕事では、日々患者さんと接するときに、自分の感情で態度を変えることは許されない。しかし、人間なのだから、正直、苦手なタイプもあるだろう。

 そういうときは「高齢者と接するときに、こういうことでこまっている」というように報告をし、助言をあおぐのも日報のあり方だ。こまっている点を事例とともに記す。

医療事務にある程度なれてきたら

 病院あるあるの代表に「待たされている患者がイライラしている」がある。いまはそれを少しでもやわらげようと、いろいろ対策を試みている病院もあるが。

 もし、対策を試みているなら、その効果の実感を現場の人間として報告するのも役割だ。他にも、なにかをきっかけに相手のイライラが増す/減るのを目撃したら、報告する。

 患者と接する以外にも、問題はいろいろあるはずだ。書類の処理がとどこおりがちなのだとしたら、どこで時間がとられているのかといったことを見極め、日報で報告する。

 問題・課題に関しては、キミ自身の能力やクセに由来するものもあれば、キミひとりでは解決不可能な組織的なものもある。それを職場で共有するということが解決の入口だ。

ミスにならなかった例も日報に記録

 医療にたずさわる仕事の場合、たとえ事務職であっても、自分のちょっとしたミスが患者の健康を損なったり、場合によっては、命を奪うことになりかねない。

 ミスを未然に防いだケースも日報には記録しておき、「一歩まちがえば医療事故になっていた」例を今後入ってくる新人のためにも蓄積しておくことをおすすめする。

日報に書くことがなくてこまったら

 日報に書くことは、日頃からストックしておくといい。業務中にネタをメモしておくとして、そのネタを1日の日報で全部使ってしまうことはない。

 マジメな人はズルをしているような気持ちになるかもしれないが、これは「優先順位を考える」という訓練になる。重要度、緊急度の高いものから優先的に報告する。

ネタはふくらませて使う

 ここでポイントになってくるのが日報を書くのに使っていい時間だ。決まってなければ、自分で10分と決めればいい。その時間で書ける内容の量というのは決まってくる。

 10分で書けるのは、せいぜい、20字×10~20行(原稿用紙1枚弱)だ。その中に入れられるのは、1ネタか2ネタということになる。それに少し自分の考えを加えるぐらいだ。

 自分用のメモには1~2行で記されているネタ(出来事や気づいたこと)を他人に伝わるようにきちんと書くと、10倍ぐらいにはふくらむ。

 日報を書くのが苦手だったら、毎日、文章を書く練習をしているつもりで取り組めばいい。はじめは長めに時間がかかるかもしれないが、10分でネタをふくらませる練習だ。

パターンを決めておく

 ネタをふくらませる、といっても、芸人のように話を盛るのではなく、じっさいにあった事実をきちんと伝えるだけだ。それだけで文字数は稼げる。

 そもそも、書くネタがないんだというときは、1日の出来事をふり返っていく。このとき、新しい出来事からさかのぼるのがコツだ。1ネタ見つかったら、それを書けばいい。

 日報に書く内容をジャンル分けしておき、自分の業務に合わせ、3~5つぐらいをローテーションしていく。今日はメイン業務について、今日はチームワークについて、など。

 ようするに、器(パターン)を決めてしまって、そこに入れる材料だけを日々変えるようにする。材料ごとに調理法(書き方)を決めておくと、楽に書けるようになる。

仕事も文章力もレベルアップさせる

 自分なりの型が固まってくれば、あとは日々の業務の中でネタさがしをしていくだけだ。日報のネタにできるよう日々の業務をこなすことは、仕事のレベルアップにつながる。

 日報と言っても、けっきょくのところは、文章力の問題である。うまく書けないなら、文章の書き方を身につけることだ。そこで書く題材が自分の業務だということである。

 
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